FAQ zu postalischer Werbung und personenbezogenen Daten

Obwohl diese Empfehlung auf manchen Seiten der Verbraucherzentralen steht, können Sie sich diese unnötige Ausgabe sparen.

Wenn Sie uns auf postalischem Wege anschreiben möchten, genügt ein einfacher Brief oder sogar eine Postkarte. Die Post wird uns in der Regel sehr zuverlässig zugestellt. Am einfachsten und kostengünstigsten ist es jedoch, wenn Sie uns eine E-Mail an datenschutz(at)az-direct.com senden.

Nach Erwägungsgrund 64 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind wir verpflichtet, Ihre Identität eindeutig festzustellen. Wir bitten Sie daher, uns Ihre vollständige postalische Adresse mitzuteilen. Nur auf diese Weise können wir Ihnen Daten eindeutig zuordnen sowie Personenverwechselungen und damit einhergehend eine Auskunftserteilung an eine falsche Person gleichen Namens ausschließen.

Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO hat die Auskunftserteilung unverzüglich, aber spätestens innerhalb eines Monats zu erfolgen. Überschritten werden darf die Monatsfrist nur in begründeten Ausnahmefällen.

Wir bearbeiten alle Anfragen umgehend in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs. In der Regel beträgt die Bearbeitungszeit ab diesem Datum 1-2 Wochen. In seltenen Fällen kann es aber auch bis zu 4 Wochen dauern, bis Sie eine Antwort erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen unsere Antwort nur auf dem postalischen Weg zukommen lassen dürfen, da wir bei einer Anfrage per E-Mail Ihre Identität nicht eindeutig feststellen können und eine Übermittlung per E-Mail zudem technische Unsicherheiten in sich birgt.

Wenn die Identität nachgewiesen und die unverschlüsselte Übertragung akzeptiert wird, ist eine Kommunikation selbstverständlich auch per E-Mail möglich.

Dies kann folgende Gründe haben:

• Sie sind mittlerweile an eine andere Adresse umgezogen, der Eintrag in unsere Werbesperrdatei ist jedoch nur für Ihre alte Adresse erfolgt.
• Sie haben sich erst kürzlich in unsere Sperrliste eintragen lassen, ihre Adresse wurde jedoch bereits vor dem Sperrdatum selektiert.
• Eine Sperrung Ihrer Daten hat auf bereits selektierte bzw. im Druck befindliche Datenbestände leider keinen Einfluss mehr. Bitte berücksichtigen Sie daher, dass sich dieser Vorgang zeitverzögert auswirkt und es für einen gewissen Zeitraum trotz der Sperrung Ihrer Daten noch zum Erhalt von Werbung kommen kann.

Dies kann folgende Gründe haben:

• Sie sind mittlerweile an eine andere Adresse umgezogen, der Eintrag in unsere Robinsonliste ist jedoch nur für Ihre alte Adresse erfolgt.
• Sie haben sich in keine der offiziellen Robinsonlisten, als der DDV-Robinsonliste - DDV oder Robinsonliste – Im Dienste des Verbraucherschutzes) eingetragen, sondern das Angebot  einer „alternativen“ Robinsonliste aus dem Internet genutzt, im Rahmen dessen eine Gebühr für die Aufnahme verlangt worden ist. Der Eintrag in die von uns genutzten offiziellen Robinsonlisten des DDV (Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. und des I.D.I. (Interessenverband Deutsches Internet e.V.)  ist dagegen kostenlos.
• Sie haben sich erst kürzlich in die Robinsonliste eintragen lassen, ihre Adresse wurde jedoch bereits vorher selektiert (vgl. auch „Warum erhalte ich trotz Sperrung meiner Daten noch weiterhin Werbung?“).

Selbstverständlich können Sie Ihr Recht nach Artikel 17 DSGVO „Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)“ ausüben.

Diesbezüglich möchten wir jedoch darauf hinweisen, dass wir nach einer Löschung Ihrer Daten im Zuge einer Adressaktualisierung keine Kenntnis Ihres Werbewiderspruchs hätten und es erneut zu einer werblichen Ansprache kommen könnte.

Kann Ihrer Anfrage kein ausdrücklicher Löschwunsch entnommen werden, ist diese inhaltlich uneindeutig oder bringen Sie vorrangig zum Ausdruck, zukünftig keine Werbung mehr erhalten zu wollen, versehen wir Ihre Daten mit einem Sperrvermerk.

Wir bekommen Adressdaten für Werbezwecke von unterschiedlichen Lieferanten übermittelt.

Bei einer Löschung werden Ihre Daten vollständig entfernt und sind nicht wiederherstellbar. Uns fehlt anschließend die Information, dass Sie keine Werbung erhalten möchten. Spätere Anfragen zu Ihren Daten können dann auch nicht mehr geprüft werden.

Dagegen bleiben Ihre Daten bei einer Sperrung erhalten, werden jedoch mit einem Sperrkennzeichen versehen und dürfen anschließend ausschließlich zu Sperrzwecken verarbeitet werden.

Eine solche Sperrung kann in unserer internen Werbesperrdatei oder/und in einer der offiziellen Robinsondateien (DDV-Robinsonliste - DDV oder Robinsonliste – Im Dienste des Verbraucherschutzes) erfolgen, gegen die wir vor dem Versand eines Werbeschreibens abgleichen (vgl. auch „Wie kann ich den Erhalt postalischer Werbung dauerhaft verhindern?“).

Daher empfehlen nicht nur wir, sondern auch die Datenschutz-Aufsichtsbehörden die Sperrung anstatt einer Löschung, um Werbung zu vermeiden.

Diesbezüglich heißt es in der Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung unter Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vom Februar 2022 unter Ziffer 5.1 OH-Werbung_Februar 2022_final.pdf :

„Für die Umsetzung der Betroffenenrechte ist im Zweifelsfall von der betroffenen Person klarzustellen bzw. bei ihr zu klären, was sie mit ihrer Willenserklärung bewirken möchte. Möchte sie ausschließlich einer weiteren werblichen Ansprache durch das Unternehmen vorbeugen, kann dafür die Aufnahme ihrer Kontaktdaten in eine Werbesperrdatei bei diesem Unternehmen das richtige Mittel zur Berücksichtigung ihres Willens sein. Solche Werbesperrdateien können aufgrund von Art. 21 Abs. 3, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DS-GVO i. V. m. Art. 17 Abs. 3 lit. b DS-GVO zur Berücksichtigung der Werbewidersprüche von betroffenen Personen zur Sicherstellung der Beachtung des geltend gemachten Rechtsanspruchs zulässig sein. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Verarbeitung zu Werbezwecken nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DS-GVO. Ist die werbliche Nutzung nur auf Basis einer Einwilligung zulässig, muss der Verantwortliche ohnehin sicherstellen, dass in jedem Einzelfall eine Einwilligung vorliegt. Eine Werbesperrdatei kann daher letztlich nur rechtmäßig sein, wenn die zu verhindernde Verarbeitung zu Werbezwecken auf Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. f DS-GVO beruht. Die betroffenen Personen müssen im Zusammenhang mit der Unterrichtung (Art. 12 Abs. 3 DS-GVO) über die Beachtung ihres Werbewiderspruchs auch über den Sinn und Zweck der Aufnahme ihrer Daten in eine Sperrdatei unterrichtet werden. Wünscht eine betroffene Person ausdrücklich und allein eine Löschung aller Daten aus der Werbesperrdatei, sollte sie darauf hingewiesen werden, dass sie eventuell wieder Werbung erhalten kann. Möchte sich der Betroffene gegen die Werbung sämtlicher Unternehmen verwehren, kann ein ergänzender Hinweis auf die sogenannten Robinsonlisten der Werbewirtschaft für die betroffene Person hilfreich sein, siehe z. B. unter www.ichhabediewahl.de. Durch einen Eintrag in die Robinsonliste(n) kann der Betroffene seinen Willen kundtun, keine unerwünschte Werbung zu erhalten. Die von der betroffenen Person hinterlegten Daten können sodann von seriösen Unternehmen zum Abgleich gegen ihre Versand- bzw. Werbelisten genutzt werden, um unerwünschte Werbesendungen etc. zu verhindern. Da der Abgleich von Unternehmen mit der Robinsonliste freiwillig und in Deutschland nicht verpflichtend ist, kann ein Eintrag in eine solche Liste nicht als Garantie gegen unerwünschte Werbung verstanden werden.“

Wir bearbeiten alle Anfragen, also auch Löschersuchen, in der zeitlichen Reihenfolge des Eingangs, in der Regel innerhalb von 1-2 Wochen (vgl. auch „Wann kann ich mit einer Antwort auf meinen Widerspruch/mein Auskunftsersuchen rechnen?“)

Es gibt verschiedene Standardlöschfirsten /Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Sachverhalte, die seitens der Unternehmen teilweise verschieden ausgelegt werden.

Wir speichern Ihre Daten nur für die Zeitspanne, innerhalb der die Speicherung i. S. d. Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO notwendig ist. Jedes Quartal prüfen wir, ob Ihre Daten – auch Voranschriften – noch gespeichert werden dürfen. Eine Löschung/Sperrung erfolgt, wenn diese Prüfung ergibt, dass eine länger währende Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Sofern Teile Ihrer Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen, z.B. weil sie Grundlage von Abrechnungen waren, werden wir diese Angaben für die Dauer von 6 (s. § 257 HGB) bzw. 10 Jahren (s. § 147 AO) speichern.

Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Vorgaben der Artikel 15, 16, 17, 18 und 21 DS-GVO. Die diesbezüglich geführte Korrespondenz speichern wir für einen Zeitraum von 3 Jahren.

In unsere interne Werbesperrliste eingetragene Adressen werden dauerhaft gespeichert, damit wir sicherstellen können, dass wir diese nicht mehr für Werbeaktionen nutzen. Sie können den von Ihnen veranlassten Eintrag in unsere Werbesperrliste selbstverständlich jederzeit über die unter dem Punkt „Auf welchem Weg kann ich meine Betroffenenrechte (Sperrung/Löschung/Berichtigung meiner Daten, Auskunft zu meinen Daten) geltend machen?“ genannten Kommunikationskanäle löschen lassen.

Nach Artikel 17 DSGVO „Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)“ muss der Löschpflicht unverzüglich nachgekommen werden, wenn die Daten nicht mehr für die Zwecke notwendig sind, für die sie erhoben bzw. verarbeitet worden sind, die Verarbeitung der Daten auf einer vom Antragsteller erteilten Einwilligung beruht, die jedoch widerrufen wurde und auch keine sonstigen Gründe vorliegen, die eine Verarbeitung rechtfertigen. Weiterhin muss einem Löschantrag oder der Löschpflicht entsprochen werden, wenn der Antragsteller der Datenverarbeitung widersprochen hat (Art. 21 DSGVO) oder die Datenverarbeitung unrechtmäßig erfolgt bzw. kein anderweitiges Recht zur Verarbeitung besteht.

Die mit Ihnen geführte datenschutzrechtliche Korrespondenz speichern wir aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen Zeitraum von 3 Jahren. Die Verarbeitung erfolgt, um unserer Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGO zu genügen sowie zur Rechtsverteidigung und Rechtsdurchsetzung. Nach einem Zeitraum von 3 Jahren erfolgt, ohne dass es einer Handlung ihrerseits bedürfte, die datenschutzgerechte Löschung der Korrespondenz.

Einem Löschantrag muss nicht in jedem Fall nachgekommen werden. Es besteht z. B. keine Löschpflicht, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dies ist beispielsweise bei der mit uns geführten Datenschutzkorrespondenz der Fall. Diese bewahren wir für den Zeitraum von 3 Jahren auf und löschen diese dann vollständig automatisch (vgl. auch „Wie lange wird die mit mir geführte Datenschutzkorrespondenz gespeichert?“)

Gerne senden wir Ihnen eine Datenschutzauskunft, der Sie alle zu Ihrer Person in unserem Haus gespeicherten Informationen entnehmen können. In der Regel sind dies nur Ihre Adressdaten (Vor- und Nachname, Anschrift) sowie Informationen zu deren Herkunft und eventueller Weitergabe.

Ja, die von uns erteilte Datenschutzauskunft ist unentgeltlich.

Bei besonders exzessiven Anfragen (z.B. häufige Wiederholung der Anfrage) richten wir uns nach Art. 12 Abs. 5 Satz 2 DSGVO.

Dort heißt es: „Bei offenkundig unbegründeten oder – insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung – exzessiven Anträgen einer betroffenen Person kann der Verantwortliche entweder a) ein angemessenes Entgelt verlangen, bei dem die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Mitteilung oder die Durchführung der beantragten Maßnahme berücksichtigt werden, oder b) sich weigern, aufgrund des Antrags tätig zu werden.“

Hierauf gibt es keine pauschale Antwort, es kommt auf den jeweiligen Sachverhalt an:

• Sie haben sich in unsere Werbesperrdatei oder die Robinsondatei eintragen lassen: In diesem Fall gibt es keinerlei Veränderung an Ihren Daten, jede weitere Datenschutzauskunft wäre inhaltlich identisch zur vorhergehenden.
• Sie haben Ihre Daten löschen lassen: Da die Möglichkeit besteht, dass nach einer Löschung Daten zu Ihrer Person erneut durch einen anderen Lieferanten bei uns einlaufen, können Sie uns gerne regelmäßig, z.B. jährlich, auffordern eine Datenschutzauskunft zu erteilen
• Sie erhalten gern weiterhin Werbung, möchten aber von Zeit zu Zeit wissen, was wir zu Ihrer Person gespeichert haben: Gerne können Sie uns auffordern, Ihnen eine neue Datenschutzauskunft zu erteilen (manche fordern bei uns z.B. alle drei Jahre eine solche an).
• Berücksichtigen Sie in dem Zusammenhang bitte, dass wir grundsätzlich nicht viele Daten gespeichert haben und Veränderungen fast immer sehr gering ausfallen.

Jede natürliche volljährige Person hat das Recht, eine Datenschutzauskunft von uns zu verlangen. Sollten Sie also Werbung von uns erhalten haben oder grundsätzlich wissen wollen, ob wir Daten zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie sich gern mit einem Auskunftsersuchen an uns wenden.

Auskunft können wir jedoch nur der anfragenden Person erteilen. Wird um Auskunft zu einer anderen Person ersucht, muss uns eine entsprechende Vollmacht schriftlich nachgewiesen werden.

Mit dem Tod einer Person erlischt auch der Auskunftsanspruch nach der DSGVO. Die DSGVO umfasst nicht die personenbezogenen Daten Verstorbener (Artikel 27 Satz 1 DSGVO).

Dies hat zur Folge, dass auch Erben diesen Anspruch nicht geltend machen können. Wir nehmen jedoch gerne eine Sperrung des Datensatzes der verstorbenen Person vor, um eine zukünftige werbliche Ansprache auszuschließen.

Ihre Daten werden in unserem ISO27001 - zertifizierten Rechenzentrum Arvato Systems GmbH gespeichert und verarbeitet. Die Arvato Systems GmbH übererfüllt sogar die Anforderungen dieser ISO-Norm und setzt marktführende Sicherheitsstandards.

Wir haben zudem ein eigenes Informationssicherheits-Management-System (ISMS) eingeführt, welches ebenfalls nach ISO27001 zertifiziert ist.

Zudem erfüllen wir auch die strengen Vorgaben der Qualitäts- und Leistungs-Siegel des DDV (Deutscher Dialogmarketing Verband e.V.).

Darüber hinaus halten wir umfangreiche und ausführlich geprüfte technische und organisatorische Maßnahmen vor, um die Sicherheit der Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten.

Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Empfänger in Bezug auf unsere Verarbeitungen sind ausschließlich unsere Vertragspartner. Dabei handelt es sich insbesondere um werbetreibende Unternehmen sowie Auftragsverarbeiter, wie z.B. Lettershops, und Dienstleister im Dialogmarketing und Inkassobereich. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Versandhandels- bzw. eCommerce-Unternehmen, Telekommunikations- und Versicherungsunternehmen, Finanzdienstleister (z.B. Banken, Kreditkartenanbieter), Inkassounternehmen, Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen.

Wir setzen von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (z.B. Lettershops, Rechenzentren) weisungsgebunden ein. Unsere Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen jeweils erforderlich ist.

Die an Sie gerichtete Werbung erfolgte in der Regel im Rahmen des sogenannten Lettershop-Verfahrens. Beim Lettershop-Verfahren kommt es nicht zu einer Datenübermittlung an das werbende Unternehmen. Vielmehr ist unser Auftragsverarbeiter, der jeweils eingesetzte Lettershop, EDV-Verarbeiter oder Broker der Empfänger Ihrer Adressdaten. Das werbende Unternehmen erhält nur dann personenbezogene Daten, wenn Sie selbst Kontakt zu dem werbenden Unternehmen aufnehmen (z.B. Veranlassung einer Spende oder Bestellung von Waren). Aufgabe der eingesetzten Auftragsverarbeiter ist es, Ihre Adresse aufzubereiten und zu drucken. Unsere Auftragsverarbeiter setzen Ihre Adresse ausschließlich für diesen Verwendungszweck ein und löschen den Datensatz nach vertraglich vorgegebenen Weisungen.

Nach dem Versand der Werbung sind Ihre Daten also nur noch beim Adresseigner und eventuell nachgelagert beim Werbetreibenden gespeichert, sollten Sie mit letzterem aufgrund der erhaltenen Werbung Kontakt in Form einer Spende oder eines Kaufs aufgenommen haben.

Wir und auch unsere Kunden möchten natürlich vermeiden, Personen anzuschreiben, die bereits verstorben sind. Dies kann jedoch nicht zu 100 % vermieden werden. In Deutschland existiert kein Zentralregister oder Ähnliches für verstorbene Personen. Obwohl wir alle verfügbaren - auch kostenpflichtigen – Datenquellen nutzen, um verstorbene Personen vom Werbeversand auszuschließen, kann es passieren, dass ein Datenlieferant eine Adresse einer verstorbenen Person liefert, die nicht in diesen "Verstorbenen-Datenbeständen“ gespeichert ist. Fast immer handelt es sich dabei um erst kürzlich verstorbene. Es gibt jedoch auch Ausnahmen in Fällen, in denen verstorbene Personen noch irgendwo digital, z.B. als Abonnenten, im Telefonbuch oder als ehemalige Kunden/Interessenten geführt werden. Hierbei handelt es sich aber um sehr wenige Einzelfälle.

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der postalischen Direktwerbung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Erwägungsgrund 47 DSGVO.

Danach ist die Verarbeitung von Adressen für Werbezwecke ist zulässig, falls Sie darin eingewilligt haben, oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung wird nach Erwägungsgrund 47 DSGVO als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet.

Weitere Informationen und Urteile finden Sie u.a. unter:

https://www.ddv.de/datenschutz-im-dialogmarketing-interessenabwaegung-als-rechtliche-basis.html

https://www.ldi.nrw.de/system/files/media/document/file/28_datenschutzbericht_2023_ldi-nrw_1.pdf

https://www.nbs-partners.de/neuigkeiten/das-olg-stuttgart-zu-briefwerbung/

Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (vgl.  auch „Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Verarbeitung meiner Daten für Werbezwecke?“)

Danach ist die Verarbeitung von Adressen für Werbezwecke zulässig, falls Sie darin eingewilligt haben, oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Interessenabwägung).

Laut Erwägungsgrund 47 DSGVO kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung als ein berechtigtes Interesse angesehen werden.

Im Rahmen der postalischen Direktwerbung greift anstatt einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO folglich eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, das sogenannte berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dies wird in aktuellen Urteilen und auch von den Aufsichtsbehörden bestätigt, vgl. z.B.
https://www.lda.bayern.de/de/faq.html

Postalische Werbung, also der adressierte Brief, ist ein wirksames Marketing-Instrument, um Neukunden zu gewinnen und auf Produktinnovationen aufmerksam zu machen. Durch seine Haptik wird eine höhere Aufmerksamkeit erzielt, die Interessenten werden persönlich angesprochen und enthalten häufig ein konkretes Angebot. Zudem wird mit der Aussendung postalischer Werbung versucht, den sogenannten Streuverlust gering zu halten und nur die jeweils passende Zielgruppe anzuschreiben.

Insbesondere bei der älteren Bevölkerung ist postalische Werbung eine gern gesehene Werbeform. Oftmals werden Werbeschreiben auch von mehr als einer Person im Haushalt angesehen, länger aufbewahrt und mehrmals angeschaut.

Der Deutsche Dialogmarketing Verband e.V., dem wir angehören, hat seine Mitglieder in seinem Ehrenkodex zur Einhaltung diverser Anforderungen zum Schutz der Umwelt verpflichtet.

Das Augenmerk liegt auf der Nutzung von umweltfreundlichem Papier und Verpackungsmaterial sowie auf der Minimierung von Abfällen und Überschüssen innerhalb der Produktionsprozesse. Ziel, schon aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, ist es, jede überflüssige Belastung der Umwelt zu vermeiden.

Der Nachweis der Einhaltung der Gebote der Nachhaltigkeit stellt einen sehr bedeutenden Aspekt in Bezug auf die Akzeptanz werblicher Ansprache in Papierform dar. Der Umweltgedanke und die damit einhergehende Umstellung der Prozesse ist mittlerweile auch ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Wettbewerbs.

Bei der Aussendung postalischer Werbung wird durch die vorgelagerte Marketingselektion zudem erreicht, Streuverluste gering zu halten und nur die jeweils passende Zielgruppe anzuschreiben (vgl. auch „Warum erhalte ich postalische Werbung, obwohl ich keine Informationen angefordert habe?“).