Datenschutz Geschäftskorrespondenz

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Datenschutz bzgl. der Geschäftskorrespondenz

Wir stehen für Sicherheit und Transparenz – Tag für Tag, in allem, was wir tun. Zudem haben wir mit Data SecureTTP ein patentiertes, einzigartiges Verfahren entwickelt, das die Datenverarbeitung noch sicherer macht.
Als Mitglied des Deutschen Dialogmarketing Verbandes e. V. (DDV) garantieren wir die Einhaltung der Datensicherheitsstandards sowie ein Höchstmaß an Professionalität und Qualität.
Die Datenschutzhinweise erfüllen die Informationspflichten gemäß den Anforderungen aus Art. 12 ff. der EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“ genannt) und geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ genannt).

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich

AZ Direct GmbH
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 80-70800
Telefax: +49 5241 80-9317
E-Mail: az(at)bertelsmann.de

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die AZ Direct GmbH. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Den Datenschutzbeauftragten der AZ Direct erreichen Sie unter:

AZ Direct GmbH
Datenschutzbeauftragter
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 5274730
Telefax: +49 5241 80-66909
E-Mail: datenschutz(at)az-direct.com

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden im Prozess verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre „Kommunikationsdaten“. Darunter verstehen wir Ihre Adresse, Ihre Telefonnummern, Ihre E-Mail-Adresse sowie weitere Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit der mit Ihnen geführten Korrespondenz (zum Beispiel E-Mails, Briefverkehr).

Des Weiteren werden Informationen gespeichert, die für die Abwicklung des Auftrages notwendig sind. Dies können beispielhaft Funktion und Zugehörigkeit zu einem Unternehmen oder auch Vertrags- und Abrechnungsdaten (zum Beispiel Bankverbindung, bestellte Waren, Rechnungsdaten) sein. Gegebenenfalls verarbeiten wir auch weitere Daten, sofern diese von Ihnen an uns übermittelt werden.

Zum anderen verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewonnen haben.

3. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Für Vertragsabwicklung (sofern Sie selbst Vertragspartei bist):

Diese Daten benötigen wir, damit wir Sie als Kunde identifizieren, den Auftrag bearbeiten, Ihre Anfrage beantworten, Ihnen ein Angebot unterbreiten und Sie kontaktieren können, außerdem zu Rechnungszwecken.
Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. für die beidseitige Erfüllung und Verpflichtung aus dem Vertragsverhältnis erforderlich.

Für den Erhalt von Newslettern (im Falle einer Einwilligung):

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Werbung zu unseren Waren und/oder Dienstleistungen erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei Anmeldung zum Newsletter ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO unter Heranziehung des § 7 Abs. 2 Nr. 3 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (nachfolgend „UWG“ genannt).

Für Geschäftskundenwerbung

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann auch für die Werbung für unsere Dienstleistungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten nach dem Erwerb von Dienstleistungen oder im Zuge von Akquisitionsbestrebungen ist unser berechtigtes Interesse an Kundenwerbung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. ErwG 47 Satz 7.

Des Weiteren können auch Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) verarbeitet werden.

4. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für deren Aufnahme und Durchführung sowie zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Korrespondenz mit Ihnen zu führen oder den Vertrag mit Ihnen zu schließen bzw. auszuführen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der AZ Direct GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der unter Ziffer 3 dargestellten Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können Zugriff auf Ihre Daten erhalten (sogenannte „Auftragsverarbeiter“, z. B. Rechenzentren, Dienstleister für den Versand von Newslettern, Kundenservice oder Debitorenmanagement). Über Verträge zur Auftragsverarbeitung sind die Weisungsgebundenheit, die Datensicherheit und der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten durch diese Dienstleister sichergestellt.

Eine Datenweitergabe an weitere Empfänger (sogenannte „Dritte“) findet nur dann statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.

Soweit Dienstleister und/oder Dritte außerhalb der EU bzw. des EWR Ihre Daten für die Zwecke nach Ziffer 4 verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, in dem kein der EU bzw. des EWR angemessenes Datenschutzniveau garantiert werden kann. Ein solches Datenschutzniveau kann jedoch mit einer geeigneten Garantie sichergestellt werden. Als geeignete Garantie kommen etwa Standardvertragsklauseln in Betracht, die von der EU-Kommission bereitgestellt werden. Eine Kopie dieser Garantien können Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten auf Wunsch anfordern. Von etwaigen Garantien kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn Sie ausdrücklich einwilligen oder der Drittlandtransfer für die Erfüllung Ihres Vertrages mit der AZ Direct GmbH erforderlich ist. Zudem hat die EU-Kommission bestimmte Drittländer als sichere Drittländer anerkannt, sodass auch in diesen Fällen von geeigneten Garantien unsererseits abgesehen werden kann.

6. Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer

Die Daten werden solange gespeichert, bis die vertraglichen und/oder gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung in der Regel langfristig ausgerichtet ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, sind diese regelmäßig zu löschen, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, z. B. nach Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung. Die dort genannten Fristen betragen 2 bis 10 Jahre
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften(z. B. §§ 195ff. BGB).

7. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. Art. 18 DSGVO zu verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist zu richten an die AZ Direct GmbH unter der nach Ziffer 1 genannten Kontaktadresse. Einwilligungen, die Sie auf der Webseite erteilt haben, können Sie ebenfalls unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten widerrufen.

Nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn diese nach der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Außerdem haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung Widerspruch einzulegen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für die AZ Direct GmbH zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon:0211/38424-0
Fax:0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden.

8. Aus welcher Quelle stammen meine Daten?

Die Daten werden uns von Ihnen direkt oder von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt. Wir ergänzen diese Daten teilweise mit Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen oder mit Daten anderer Datenlieferanten.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir nutzen keine vollautomatisierten Entscheidungsfindungen.

10. Findet Profiling statt?

Wir nutzen kein Profiling.

11. Schluss/Versionsinformation

Im Zuge gesetzlicher oder geschäftlicher Weiterentwicklungen können Änderungen dieser Datenschutz-Hinweise erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, diese Datenschutz-Hinweise von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen. Den Stand der jeweils aktuellen Datenschutzhinweise finden Sie hier:

Stand: Oktober 2020