Informationspflichten nach Artikel 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“)

Mit den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) und Ihrer diesbezüglichen Datenschutzrechte im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit im Dialogmarketing.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung/Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitungen ist:

AZ Direct GmbH (nachfolgend „AZ Direct“)
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 80-70800
Telefax: +49 5241 80-9317
E-Mail: az(at)bertelsmann.de

Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die „AZ Direct“. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der Bestimmungen der DS-GVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes 2018 (im Folgenden „BDSG“). Selbstverständlich haben wir unseren Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit ebenfalls an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen ihn per Post sowie telefonisch oder per E-Mail unter:

AZ Direct GmbH
Datenschutzbeauftragter
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 5274730
Telefax: +49 5241 80-66909
E-Mail: datenschutz(at)az-direct.com

2. Welche Kategorien Ihrer Daten werden beim Dialogmarketing verarbeitet?

Wir verarbeiten Konsumenten-Adressen sowie Business-Adressen aus der Bundesrepublik Deutschland.

2.1 Sofern vorliegend, haben wir folgende Adressdaten von Ihnen gespeichert:

Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Titel, Akademischer Grad, Geburtsjahr, E-Mail, Telefonnummer, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung.

2.2 Ferner haben wir ggf. Kriterien zur Werbeselektion gespeichert. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Ziffer 3.1.

3. Verarbeitungszwecke und deren Rechtsgrundlage

3.1 Die unter Ziffer 2.1 genannten Daten verarbeiten wir, um Ihnen Werbung von namhaften Unternehmen (im Folgenden „Vertragspartner“) zukommen zu lassen. Des Weiteren dient die Verarbeitung Ihrer Adressdaten der Anreicherung von Adressbeständen unserer Vertragspartner. Diese Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1f DS-GVO, soweit die jeweilige Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten, also unseres jeweiligen Vertragspartners, erforderlich ist und Ihre diesbezüglichen Interessen bzw. Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Dialogmarketing erfordert im ersten Schritt Adressdaten mit Angaben zu den verfügbaren Kommunikationskanälen. Die Basis wird vom Vertragspartner entweder selbst erhoben, oder durch andere Marktteilnehmer, für die wir als Listbroker agieren, oder durch uns zur Verfügung gestellt. Im zweiten Schritt erfolgt die Auswahl der Daten der Adressaten, die potentiell Interesse an den beworbenen Produkten und Dienstleistungen unseres Vertragspartners haben könnten. Daher bestellen unsere Vertragspartner Adressen häufig anhand von Zielgruppen. Die hierzu erforderliche Selektion führen wir hinsichtlich der bei uns gespeicherten Daten auf Grundlage von anonymisierten Daten mittels unseres hierfür speziell entwickelten und patentierten Data Secure[hoch]TTP[/hoch]-Verfahrens durch. Ziel der Selektion ist die Auswahl einer Adressatengruppe, die als gemeinsames Merkmal das potentielle Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen hat. Anhand dieser Zielgruppen werden die gewünschten Adressen aus unserem Adressbestand selektiert bzw. bestellt. Diese Werbeselektion geschieht unter anderem mit Informationen (= Selektionsmerkmale) zum Geschlecht und Alter, aber auch mit Hilfe mathematischer Verfahren und statistischen Wahrscheinlichkeiten sowie aufgrund von Strukturinformationen wie Gebäudetyp oder Gebäudealter, Mikro- und Makrogeographie und Marktforschungsergebnissen. Über die nicht personenbezogenen Merkmale werden beispielhaft Wahrscheinlichkeitsaussagen zur Soziodemografie und Psychografie, zu Konsumeigenschaften oder Lebensphasen getroffen. Im Rahmen der von uns durchgeführten Interessensabwägung wurde festgestellt, dass Ihre Interessen am Ausschluss der Selektion nicht unser Interesse bzw. das Interesse unserer Vertragspartner an der Durchführung der Selektion überwiegen. Die ausgewählten Adressen werden zur Verbesserung der Datenqualität aktualisiert und berichtigt. Zuletzt gleichen wir die Adressen gegen unsere hauseigene Werbewiderspruchsliste sowie gegen die nachfolgend aufgeführten Werbewiderspruchslisten ab. Soweit die Kommunikationskanäle einer Einwilligung bedürfen, wird der Einwilligungsstatus überprüft.

Wir verwenden Ihre Adressdaten nur dann zu Werbezwecken oder stellen unseren Vertragspartnern Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten nur dann zur Verfügung, wenn ein Ihre Interessen überwiegendes berechtigtes Interesse im Einzelfall glaubhaft dargelegt wurde. Der in der DS-GVO enthaltene Erwägungsgrund 47 stellt ausdrücklich klar, dass die Verarbeitung Ihrer Daten zum vorgeschilderten Zweck der Direktwerbung als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden kann. Wir sorgen mit unseren vorgenannten Dienstleistungen insbesondere vor dem Hintergrund der ökonomischen als auch ökologischen Interessen dafür, dass nur die für unseren Vertragspartner potentiell in Frage kommenden Verbraucher Werbung erhalten. Ihre Interessen als von der Werbemaßnahme Betroffener werden hinreichend durch das Transparenzerfordernis, das Ihnen zustehende Auskunfts- und Widerspruchsrecht (siehe dazu unter Ziffer 7 und 8) sowie Ihre übrigen Betroffenenrechte gewahrt. Außerdem beachten wir für jedes postalische Werbemailing die Robinsonlisten (Sperrlisten) des Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. (DDV) www.ichhabediewahl.de und des I.D.I. Interessenverband Deutsches Internet e.V., Info- und Schutzgemeinschaft für Internet und Kommunikation, www.robinsonliste.de . Wenn Sie in einer dieser Sperrlisten eingetragen sind, erhalten Sie keine Werbung über die AZ als verantwortliche Stelle.

3.2 Zudem dient die Verarbeitung Ihrer Adressdaten der Aktualisierung und Validierung von Adressbeständen unserer Vertragspartner und unserer eigenen Datenbestände. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO. Wir stellen unseren Vertragspartnern, die unter Ziffer 2.1 genannten Daten nur dann zur Verfügung, wenn von diesen ein Ihre Interessen überwiegendes berechtigtes Interesse im Einzelfall glaubhaft dargelegt wurde. Ein berechtigtes Interesse in diesem Sinn ist die in Art. 5 Abs. 1 d DS-GVO statuierte Pflicht zur „Richtigkeit“ von Daten. Ein berechtigtes Interesse liegt aber auch vor, wenn unsere Vertragspartner sich vor Portokosten für vermutlich unzustellbare Sendungen an nicht existente oder fehlerhaft erfasste Adressen schützen möchten.

3.3 Unser Verfahren AZ PICK dient der Verifizierung der Erreichbarkeit/Zustellbarkeit einer Person unter einer Adresse (Aussage eines Wahrscheinlichkeitswertes). AZ PICK "verlängert" den Prozess einer einfachen postalischen Adressvalidierung (Gebäudeebene) um die Überprüfung, ob eine Person unter der angefragten Adresse vermutlich erreichbar ist (Personenebene). Hierzu wird eine Anschrift (= Adresse + Name der Person) formatiert und strukturiert, postalisch validiert (Adressprüfung) und anschließend gegen den AZ PICK-Referenzdatenbestand mit einem Dublettenabgleichsprogramm abgeglichen. Zu jeder angefragten Anschrift wird eine Aussage über einen Wahrscheinlichkeitswert getroffen und das entsprechende Bestätigungsmerkmal an den anfragenden Vertragspartner ausgegeben. Hierbei kann unser Vertragspartner folgende Informationen erhalten:

  • Person wahrscheinlich postalisch bekannt,

  • Person wahrscheinlich bekannt, aber unter der angegebenen Adresse wahrscheinlich nicht mehr zustellbar, da sie umgezogen ist

  • Person wahrscheinlich bekannt, aber unter der angegebenen Adresse wahrscheinlich nicht mehr zustellbar,

  • Person wahrscheinlich bekannt, aber wahrscheinlich verstorben,

  • Person wahrscheinlich nicht bekannt, aber wahrscheinlich ist der Haushalt bekannt

  • Gebäude ist bekannt, aber die Person wie auch der Haushalt sind wahrscheinlich unbekannt,

  • Adresse wurde als Fake Adresse erkannt

  • Adresse ist formal korrekt, aber weder Person noch Haushalt oder Gebäude sind bekannt

  • Adresse ist postalisch falsch und kann nicht geprüft werden

Bei unseren diesbezüglichen Vertragspartnern handelt es sich häufig um Web-Shops. Allen Vertragspartnern ist bekannt, dass sie lediglich Wahrscheinlichkeitswerte erhalten. Unser jeweiliger Vertragspartner verwendet diese Information in Verbindung mit seinen oder weiteren Fremddaten, um seine Geschäftsprozesse zu steuern. Nach Artikel 22 DS-GVO handelt es sich nicht um eine auf einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung. Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von AZ Pick beruht auf Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO. Ihre Interessen als von der Werbemaßnahme Betroffener werden hinreichend durch das Transparenzerfordernis, das Ihnen zustehende Auskunfts- und Widerspruchsrecht (siehe dazu unter Ziffer 7 und 8) sowie Ihre übrigen Betroffenenrechte gewahrt. Sollte uns Ihre Person oder auch Ihr Gebäude unbekannt sein, haben Sie zudem die Möglichkeit der Bekanntgabe Ihrer Adresse.

4. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb der AZ Direct erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Empfänger in Bezug auf die in Ziffer 3 genannten Verarbeitungen sind ausschließlich Vertragspartner der AZ Direct. Dies sind insbesondere werbetreibende Unternehmen sowie Auftragsverarbeiter z.B. Lettershops, und Dienstleister im Dialogmarketing und Inkassobereich. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Versandhandels- bzw. eCommerce-Unternehmen, Telekommunikations- und Versicherungsunternehmen, Finanzdienstleister (z.B. Banken, Kreditkartenanbieter), Inkassounternehmen, Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen.

Wir werden bei der o.g. Verarbeitung von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (z.B. Lettershops, Rechenzentren) weisungsgebunden einsetzen. Unsere Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.

5. Übermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten ist nicht geplant.

6. Dauer der Speicherung/Löschfristen

Wir speichern Ihre Daten nur für die Zeitspanne, innerhalb der die Speicherung i. S .d. Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO notwendig ist. Jedes Quartal prüfen wir, ob Ihre Daten – auch Voranschriften – noch gespeichert werden dürfen. Eine Löschung/Sperrung erfolgt, wenn diese Prüfung ergibt, dass eine länger währende Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Sofern Teile Ihrer Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen, z.B. weil sie Grundlage von Abrechnungen waren, werden wir diese Angaben für die Dauer von 6 (s. § 257 HGB) bzw. 10 Jahren (s. § 147 AO) speichern.

Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Vorgaben der Artikel 15, 16, 17, 18 und 21 DS-GVO. Die diesbezüglich geführte Korrespondenz speichern wir für einen Zeitraum von 3 Jahren.

Eintragungen in die interne Werbesperrliste der AZ Direct werden dauerhaft gespeichert, damit wir sicherstellen können, dass Sie von Werbung durch die AZ Direct ausgeschlossen sind. Sie können den von Ihnen veranlassten Eintrag in unserer unsere Werbesperrliste selbstverständlich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kommunikationskanälen löschen lassen.

7. Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO

Sofern Sie wissen möchten, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und an wen wir welche Daten übermittelt haben, erteilen wir Ihnen gern eine unentgeltliche und schriftliche Selbstauskunft. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keinerlei telefonische Auskünfte erteilen. Hintergrund ist, dass Ihre eindeutige Identifizierung telefonisch nicht möglich ist. Um einen Missbrauch des Auskunftsrechts durch Dritte zu vermeiden, benötigt wir daher folgende Angaben:

  • Name (ggf. Geburtsname), Vorname(n)

  • Aktuelle Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort)

  • Ggf. Voranschriften der letzten zwei Jahre (dies dient der Vollständigkeit der zu erteilenden Auskunft)

Wenn Sie aufgrund einer konkreten Werbung um eine Datenschutzauskunft ersuchen, fügen Sie bitte eine Kopie des Ihnen vorliegenden Werbemittels bei oder nennen dies in Ihrer Anfrage.

Für Ihren Auskunftswunsch wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannte Adresse des Datenschutzbeauftragten.

Bitte haben Sie hinsichtlich Ihres Auskunftsersuchens etwas Geduld: Artikel 12 Abs. 3 DS-GVO gibt vor, dass in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens der betroffenen Person Informationen zur Verfügung gestellt werden. Wir sind darum bemüht, jede Anfrage bereits innerhalb von 10 Werktagen zu bearbeiten.

8. Ihre weiteren Betroffenenrechte sowie insb. Ihr Werbewiderspruchsrecht

Sollten die über Ihre Person gespeicherten Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen.

Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das unter Ziffer 3.1 geschilderte Werbeprofiling. Liegt uns Ihr Widerspruch vor, speichern wir Ihre Adresse in unserer Werbewiderspruchsliste und werden Ihre Daten nicht mehr für Werbezwecke verwenden.

Wenn Sie in den Robinsonlisten (Sperrlisten) des Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. (DDV) www.ichhabediewahl.de und des I.D.I. Interessenverband Deutsches Internet e.V., Info- und Schutzgemeinschaft für Internet und Kommunikation, www.robinsonliste.de eingetragen sind, erhalten Sie keine Werbung von uns.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemeine Fragen zum Datenschutz, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktkanälen wenden.

Zudem haben Sie das Recht, sich an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon:0211/38424-0
Fax:0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Sie können sich aber auch an die Datenschutzbehörde in Ihrem Bundesland wenden, die Ihr Anliegen dann an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde weiterleiten wird.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling-Maßnahmen gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren einsetzen, werden wir hierüber informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Herkunft der Daten

Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, von Daten- und Adress-Dienstleistern, Opt-in-Brokern sowie anderen Kooperationspartnern insb. aus dem Distanzhandel und der Medienbranche (Nutzungs-Verträge).

Stand: Mai 2018

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Maik Herzog

 

Leitung Content Pflege & Datenschutz

+49 5241 5274730