Hierzu sagt die DSGVO folgendes:

Art. 7

Bedingungen für die Einwilligung

1. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.

Theoretisch kann diese Einwilligung formlos, also auch mündlich, erfolgen, jedoch ist es dann praktisch unmöglich einen rechtssicheren Nachweis der Einwilligung zu erbringen. Daher ist die (beleghafte) Schriftform auch heute der beste Weg zum rechtssicheren Nachweis.

Aber was macht man, wenn man hunderte oder gar tausende von Einwilligungserklärungen hat? Man kann diese natürlich im Keller lagern und hoffen, dass man niemals gezwungen sein wird, eine bestimmte Einwilligung heraussuchen zu müssen.

Vorausschauender wäre es aber, die Dokumente einfach zu digitalisieren.

Einer der größten deutschen Augenoptiker hat schnell erkannt, dass das „Kellermodell“ wenig praktikabel ist und setzt daher auf die digitale Transformation der Belege. Hierbei lässt er sich in seinen Filialen eine Einwilligungserklärung für Werbezwecke unterschreiben, die schon wesentliche Informationen wie die Filial-, die Kundennummer sowie das Datum enthält. Anschließend wird dieses Dokument an den Dienstleister, hier z.B. die AZ Direct GmbH, zur digitalen Archivierung weitergeleitet.

Dort werden die Einwilligungserklärungen eingescannt, die relevanten Daten ausgelesen, ein entsprechender Datenbankeintrag und ein digitaler Beleg für den Nachweis erzeugt. Die Scans werden zusammen mit den erzeugten Metadaten in ein Archivsystem übernommen. Gleichzeitig erfolgt die Einspielung der Daten in die Optiker-Kundendatenbank, wobei die relevanten Informationen in den Kundenstammsatz übernommen werden.

Das Archivsystem ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die Datenschutzerklärungen für eine schnelle und einfache Beauskunftung. Über das digitale Abbild der Einwilligungserklärung kann diese somit jederzeit rechtssicher nachgewiesen werden.

Je nach Kundenanforderung lassen sich auch weitere Informationen, wie z.B. Namens- und Adressinformationen, weitere Kommunikationswege und vieles mehr erfassen wodurch man auch gleich den Weg für zusätzliche Kommunikationskanäle ebnet.

Fazit:

Ein zu unüberlegter Umgang mit Einwilligungserklärungen kann sich schnell rächen und zu hohen Aufwänden bei der Recherche führen, aber auch zu hohen Bußgeldern, wenn z.B. eine Erklärung nicht mehr auffindbar ist.

Über intelligente Prozesse, wie z.B. die Digitalisierung der Belege lassen sich Rechercheprozesse optimieren, Kosten reduzieren, Daten konsolidieren, und letztlich auch Lagerplätze einsparen.
Also: „Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht?“